So berechnen Sie den ROI von Individualsoftware

Was bedeutet ROI bei Individualsoftware?

ROI steht für Return on Investment, also die Kapitalrendite. Er vergleicht, was Sie bekommen, mit dem, was Sie ausgeben:

ROI = (Nutzen − Kosten) ÷ Kosten

Ein Ergebnis von 20 % bedeutet: Für jedes ausgegebene Pfund erhalten Sie über den gemessenen Zeitraum 1,20 £ zurück. Eine zweite Kennzahl ist die Amortisationsdauer: wie lange es dauert, bis der Nutzen die Kosten deckt. Verwenden Sie beide, denn ein hoher ROI über zehn Jahre kann trotzdem eine schlechte Wahl sein, wenn Sie das Geld in zwei Jahren zurück brauchen.

Was zählt zu den Kosten?

Die Entwicklung ist nur ein Teil davon. Rechnen Sie mit:

• Discovery, Design, Entwicklung und Tests. Das ist das Angebot, an das die meisten zuerst denken. Siehe was den Preis von Individualsoftware bestimmt.
• Hosting, Lizenzen und Drittanbieterdienste, von denen die Software abhängt.
• Support und Wartung. Software muss nach dem Go-live betreut werden. Was Application Support umfasst erklärt, wofür Sie Budget einplanen sollten.
• Die Zeit Ihres eigenen Teams. Anforderungen schreiben, testen und schulen kostet Stunden, die anderswo hätten eingesetzt werden können.
• Datenmigration aus dem alten System und der Parallelbetrieb beider Systeme für eine gewisse Zeit.

Was zählt zum Nutzen?

Rechnen Sie nur mit dem, was sich in Geld umrechnen lässt oder als konkret beschreibbares Risiko greifbar ist.

• Eingesparte Zeit. Stunden pro Woche × Kosten einer Arbeitsstunde der betreffenden Person.
• Vermiedene Fehler. Wie oft ein Fehler passiert × was die Behebung jeweils kostet.
• Wegfallende Kosten. Lizenzen, die Sie nicht mehr bezahlen, oder Arbeit, die Sie nicht mehr auslagern.
• Zusätzlicher Umsatz. Aufträge, die Sie jetzt annehmen können, oder Angebote, die Sie jetzt schneller verschicken. Seien Sie hier vorsichtig, denn dieser Punkt ist am schwersten zu belegen.
• Geringeres Risiko. Software, die nicht mehr von einer einzelnen Person oder einer einzelnen Tabelle abhängt. Dieser Nutzen ist real, aber schwer zu beziffern. Führen Sie ihn deshalb gesondert auf.

Eine eingesparte Stunde ist nur dann Geld wert, wenn sie für etwas anderes genutzt wird. Spart ein Team zehn Stunden, übernimmt aber niemand andere Aufgaben, ist der Nutzen kleiner, als die Rechnung vermuten lässt.

Ein einfaches Rechenbeispiel

Diese Zahlen sind erfunden und sollen nur die Methode zeigen. Sie sind weder ein Angebot noch ein Richtwert.

Ein Team verbringt pro Woche 30 Stunden damit, Bestellungen von einem System ins andere abzutippen. Eine Arbeitsstunde kostet das Unternehmen 20 £.

Vergleichen Sie nun zwei Zeiträume:

• Über 3 Jahre: Nutzen 93.600 £, Kosten 78.000 £ (60.000 £ + 3 × 6.000 £). ROI = (93.600 − 78.000) ÷ 78.000 = 20 %.
• Über 5 Jahre: Nutzen 156.000 £, Kosten 90.000 £ (60.000 £ + 5 × 6.000 £). ROI = (156.000 − 90.000) ÷ 90.000 = etwa 73 %.

Dasselbe Projekt wirkt je nach Zeitraum bescheiden oder überzeugend. Deshalb sollten Sie den Zeitraum festlegen, bevor Sie rechnen.

Welchen Zeitraum sollten Sie wählen?

Wählen Sie einen Zeitraum, der dazu passt, wie lange der Prozess voraussichtlich unverändert bleibt. Drei bis fünf Jahre sind eine gängige Wahl. Ändert sich Ihre Arbeitsweise jedes Jahr, schönt ein langer Horizont das Ergebnis, weil die Software womöglich neu gebaut werden muss, bevor sie sich amortisiert hat.

Was kann die Schätzung verfälschen?

• Die Annahme, dass alle sie nutzen. Nutzt nur die Hälfte des Teams das neue System, erhalten Sie nur den halben Nutzen.
• Wachsender Umfang. Zusätzliche Funktionen erhöhen die Kosten, aber selten den ursprünglich eingerechneten Nutzen.
• Dieselbe Einsparung doppelt zählen. Eingesparte Zeit und wegfallende Kosten können dasselbe Geld aus zwei Blickwinkeln sein.
• Die Kosten des Nichtstuns ignorieren. Vergleichen Sie mit der tatsächlichen Alternative: den zusätzlichen Stunden, Fehlern und Lizenzen, die Sie bezahlen, wenn alles bleibt, wie es ist.
• Die Schätzung als Versprechen behandeln. Sie ist eine Entscheidungshilfe. Eine Spanne (bester, erwarteter und schlechtester Fall) ist ehrlicher als eine einzelne Zahl.

Wie überprüfen Sie die Rendite nach dem Go-live?

1. Messen Sie vor dem Start. Erfassen Sie die Stunden, die Fehlerquote oder die Durchlaufzeit, die Sie verbessern wollen.
2. Messen Sie erneut nach drei und nach sechs Monaten, mit derselben Methode.
3. Verfolgen Sie die Nutzung. Wird die Software genutzt, und zwar für die richtigen Aufgaben?
4. Aktualisieren Sie die Rechnung mit echten Zahlen und prüfen Sie, wie weit sie von der Schätzung abweichen.

So erfahren Sie auch, was Sie als Nächstes verbessern sollten, und haben Fakten für jedes Gespräch über Änderungen oder Support.

Wann sind die Argumente schwach?

Am schwersten lässt sich die Rendite begründen, wenn sich der Prozess häufig ändert, wenn nur wenige Personen die Software nutzen würden oder wenn ein Standardprodukt den Großteil der Aufgabe bereits erledigt. Lohnt sich Individualsoftware? erläutert, wann maßgeschneiderte Software Standardlösungen schlägt, und Modernisierung von Altsystemen behandelt die Frage, ob Sie ein altes System reparieren, ersetzen oder so belassen sollten.

Was sollten Sie einen Anbieter fragen?

• Welche Annahmen in meiner Schätzung würden Sie infrage stellen?
• Mit welchen laufenden Kosten ist nach dem Go-live zu rechnen, und wer trägt sie?
• Was können wir zuerst bauen, um den Nutzen nachzuweisen, bevor wir uns auf alles festlegen?
• Wie messen wir, ob es funktioniert hat?

Ein guter Anbieter hilft Ihnen, die Zahlen zu prüfen, und sagt es Ihnen, wenn die Argumente schwach sind. Eine technische Discovery ist eine Möglichkeit, Kosten und Nutzen zu konkretisieren, bevor Sie sich festlegen.

Wenn Sie eine zweite Meinung zu Ihrer Rechnung möchten, sehen Sie sich unsere Leistungen Planung und technische Beratung oder Individuelle Softwareentwicklung an, oder kontaktieren Sie uns.