Individuelle Software entwickeln lassen: Wann lohnt es sich?

Was ist individuelle Softwareentwicklung?

Individuelle Softwareentwicklung bedeutet, Software für ein einzelnes Unternehmen zu entwickeln, statt ein Produkt zu kaufen, das für viele gemacht ist. Maßgeschneiderte Software ist dasselbe unter anderem Namen: Sie wird so geschrieben, dass sie zu Ihrer bestehenden Arbeitsweise, Ihren Daten und den Systemen passt, auf die Sie angewiesen sind.

Dazu gehören Webanwendungen, Unternehmensplattformen, interne Tools, Integrationen und APIs. Die Größe spielt dabei keine Rolle. Ein kleines Tool für ein einzelnes Team ist Individualsoftware, und eine Plattform, die mehrere Abteilungen gemeinsam nutzen, ebenso.

Worin unterscheidet sich Individualsoftware von Standardsoftware?

Standardsoftware ist ein fertiges Produkt, das Sie konfigurieren. Individualsoftware wird nach Ihren Anforderungen entwickelt. Der praktische Unterschied liegt darin, wer sich wem anpasst: Bei einem Produkt richtet sich Ihr Prozess nach der Software, bei Individualsoftware wird die Software nach Ihrem Prozess geformt.

Es gibt eine Zwischenlösung, die oft übersehen wird. Viele Plattformen lassen sich umfassend konfigurieren oder mit Plugins und Integrationen erweitern. Das passt für viele Unternehmen und kostet weit weniger als eine Eigenentwicklung.

Wann lohnt sich Individualsoftware?

Sie ist eine Überlegung wert, wenn ein Standardtool fast passt und die Lücke Sie echte Zeit kostet. Auf diese Anzeichen würden wir achten:

• Workarounds sind jemandes Aufgabe. Exporte werden von Hand zwischen Systemen kopiert, und die Person, die das erledigt, gehört zu Ihren erfahrensten.
• Die Zahlen stimmen nicht mehr überein. Zwei Systeme enthalten dieselben Fakten, und niemand weiß sicher, welches recht hat.
• Der Prozess ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Wenn Kunden Sie gerade wegen Ihrer Arbeitsweise wählen, geht dieser Vorteil verloren, sobald Sie sie in ein generisches Tool pressen.
• Die Lizenzkosten skalieren schlecht. Preise pro Nutzer wachsen mit Ihrem Team, der Nutzen des Tools aber nicht.
• Sie hängen von Verbindungen zwischen Tools ab. Die Integrationen sind fragil, und ein Ausfall legt das Geschäft lahm.

Ein guter Test: Wenn Ihr Team mehr Zeit damit verbringt, die Software zu umgehen, als sie zu nutzen, bezahlen Sie bereits für Individualsoftware. Sie bekommen sie nur nicht.

Wenn Sie zwei oder drei dieser Punkte wiedererkennen, ist der nächste Schritt eine kurze Planungsphase, keine Entwicklung. Planung und technische Beratung ist genau für diese Entscheidung gedacht.

Wann lohnt sich Individualsoftware nicht?

Sie lohnt sich nicht, wenn ein gutes Produkt die Aufgabe bereits erfüllt. Lohnabrechnung, E-Mail, Buchhaltung und die meisten Standardprozesse gehören in diese Gruppe, denn der Anbieter hat das Problem für Tausende Kunden gelöst, und Sie würden dafür bezahlen, es noch einmal zu lösen.

Der falsche Schritt ist sie auch, wenn:

• die Anforderungen noch unklar sind und sich voraussichtlich jeden Monat ändern;
• niemand im Unternehmen nach dem Launch die Verantwortung für die Software übernimmt;
• das eigentliche Problem ein Prozess- oder Schulungsthema ist, das Software nicht lösen wird.

Das offen zu sagen, gehört zur Aufgabe eines guten Anbieters. Ein Unternehmen, das für jedes Problem eine Eigenentwicklung empfiehlt, verkauft, statt zu beraten.

Was kostet individuelle Softwareentwicklung?

Eine ehrliche Einzelzahl gibt es nicht, denn die Kosten hängen vom Projekt ab, nicht vom Etikett. Eine realistische Schätzung hängt ab von:

• Umfang: wie viele Abläufe, Bildschirme und Regeln die Software braucht.
• Integrationen: Jedes System, mit dem sie kommunizieren muss, bringt zusätzliche Arbeit und zusätzliches Risiko.
• Nutzer und Rollen: wer was sehen und ändern darf.
• Daten: Die Übernahme von Daten aus einem alten System ist oft der am stärksten unterschätzte Teil.
• Compliance und Sicherheit: zum Beispiel der Umgang mit personenbezogenen Daten nach DSGVO oder UK GDPR, je nachdem, wessen Daten betroffen sind.
• Betriebskosten: Hosting, Monitoring und laufende Änderungen nach dem Launch.

Bitten Sie um eine Schätzung, die ihre Annahmen aufführt. Eine Zahl ohne Annahmen ist geraten. Auch eine Entwicklung in Etappen hilft, weil Sie nach jeder Etappe aufhören oder die Richtung ändern können, statt sich auf einmal auf alles festzulegen. Für Produkte in einer frühen Phase zeigt Softwareentwicklung für Startups, wie Sie klein anfangen.

Wie läuft ein Individualsoftware-Projekt ab?

Ein gut geführtes Projekt folgt einer klaren Abfolge, auch wenn sich die Phasen überschneiden:

1. Analyse und Planung. Die Nutzer, das geschäftliche Ziel und die technische Realität verstehen, mit der Sie heute arbeiten.
2. Design. Festlegen, wie es funktionieren soll, bevor es gebaut wird, idealerweise mit etwas, das Nutzer ausprobieren können.
3. Entwicklung. In kleinen, releasefähigen Teilen bauen, damit der Fortschritt sichtbar ist.
4. Test und Launch. Anhand der realen Nutzung prüfen und dann mit einem Plan für Probleme veröffentlichen.
5. Support und Weiterentwicklung. Sicher und aktuell halten und anpassen, wenn sich das Unternehmen verändert. Siehe was Anwendungssupport umfasst.

Wenn die Software mit anderen Systemen verbunden werden muss, gehört API-Entwicklung meist zur Arbeit. Wenn Sie ein in die Jahre gekommenes System ersetzen, statt neu anzufangen, lesen Sie zuerst über die Modernisierung von Altsystemen, denn ein kompletter Neubau ist nicht immer die richtige Antwort.

Was sollten Sie ein Softwareentwicklungsunternehmen fragen?

Stellen Sie Fragen, die zeigen, wie das Unternehmen arbeitet, nicht nur, was es verlangt:

• Wem gehört der Code, wenn das Projekt endet, und erhalten Sie vollen Zugriff darauf?
• Wer macht die Arbeit? Fragen Sie, ob die Leute, die Sie kennenlernen, auch diejenigen sind, die entwickeln.
• Wie wird der Fortschritt gezeigt? Funktionierende Software in Etappen ist ein besseres Zeichen als eine lange Wartezeit mit anschließendem Launch.
• Was passiert nach dem Launch? Wer behebt Probleme, und wie schnell?
• Wie werden Ihre Daten behandelt? Das ist für DSGVO und UK GDPR wichtig, unabhängig davon, wo das Team sitzt.
• Was würde sie Nein sagen lassen? Ein gutes Unternehmen kann Ihnen sagen, welche Projekte es nicht annehmen würde.

Eine ausführlichere Checkliste finden Sie unter Wie Sie ein Softwareentwicklungsunternehmen auswählen.

Wo sollten Sie anfangen?

Beginnen Sie mit dem Problem, nicht mit der Technologie. Schreiben Sie auf, was schiefläuft, wen es betrifft und wie viel Zeit es Sie pro Woche kostet. Diese eine Seite ist das Nützlichste, was Sie in jedes Gespräch über individuelle Softwareentwicklung mitbringen können, ob Sie mit uns arbeiten oder nicht.