Datenschutz­erklärung

Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten ist Cognivise Limited („Cognivise“, „wir“, „uns“). Wir sind eine in England und Wales unter der Nummer 16461721 eingetragene Gesellschaft; unser eingetragener Sitz befindet sich unter der Anschrift Flat 65 Sherborne Court, 180-186 Cromwell Road, London SW5 0ST.

Bei allen Anliegen zu Ihren personenbezogenen Daten schreiben Sie uns an hello@cognivise.co.uk.

Diese Website setzt keine Cookies und nutzt keinerlei Webanalyse, Werbung oder Tracking. Wir erhalten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns von sich aus senden – über das Kontaktformular, CogniBot oder per E-Mail –, sowie die technischen Informationen, die jeder Webserver benötigt, um eine Seite auszuliefern und Missbrauch abzuwehren.

Wir verwenden sie, um Ihnen zu antworten und, falls daraus mehr wird, um die Arbeit auszuführen. Wir verkaufen sie nicht, wir nutzen sie nicht für Marketing, um das Sie nicht gebeten haben, und was Sie über das Formular senden, wird in einer privaten Datenbank gespeichert, die nur unser Team lesen kann.

Nach britischem Datenschutzrecht benötigen wir für jede Verwendung eine Rechtsgrundlage. Für die unten genannten Daten sind dies unsere berechtigten Interessen daran, Anfragen zu beantworten, diese Website zu betreiben und zu schützen und für Personen, die uns darum bitten, Arbeit zu finden; wenn Sie Kunde werden, zusätzlich die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen; und für Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen unsere rechtlichen Verpflichtungen.

Projekt- und Teamanfragen

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer, Ihr Unternehmen, die benötigten Rollen (bei Teamanfragen) und Ihre Nachricht. Wir verwenden sie, um Ihnen zu antworten, Ihren Bedarf zu verstehen und, wenn wir zusammenarbeiten, den Umfang festzulegen und das Vorhaben umzusetzen.

Jobanfragen

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer, Ihr Standort, die gewünschte Rolle, optional ein Link zu Ihrem Profil und Ihre Nachricht. Wir verwenden sie, um Sie für passende Stellen in Betracht zu ziehen. Ohne Ihre vorherige Zustimmung geben wir Ihre Angaben an keinen Kunden weiter.

Fragen an CogniBot

Der Text, den Sie in CogniBot eingeben, und die Antworten darauf; wir verwenden sie, um Ihre Frage im Zusammenhang des Gesprächs zu beantworten. Ausführlich erläutert weiter unten.

E-Mails und Anrufe

Alles, was Sie uns direkt senden, sowie unsere Notizen zu Telefonaten und Besprechungen; wir verwenden sie, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und die Beziehung zu Ihnen zu betreuen.

Technische Daten

Ihre IP-Adresse und die Angaben, die Ihr Browser bei jeder Anfrage mitsendet; wir verwenden sie, um die Website auszuliefern, zu begrenzen, wie oft ein Besucher eine Nachricht senden oder eine Frage stellen kann, und automatisierten Spam vom Kontaktformular fernzuhalten.

Die Angabe dieser Daten ist freiwillig, doch ohne eine Möglichkeit, Ihnen zu antworten, können wir eine Anfrage nicht beantworten. Bitte senden Sie uns über das Formular oder CogniBot keine sensiblen Informationen wie Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, Religion oder Vorstrafen. Wir benötigen sie nicht.

Bevor das Formular gesendet werden kann, prüft Cloudflare Turnstile, ob es von einem Menschen genutzt wird. Die Prüfung wird beim Öffnen der Kontaktseite von Cloudflare geladen; Cloudflare erhält daher Ihre IP-Adresse sowie technische Angaben zu Ihrem Browser und Ihrem Gerät. Beim Absenden übermittelt unser Server Cloudflare außerdem das Token der Prüfung und Ihre IP-Adresse, um das Ergebnis zu bestätigen.

Anschließend prüft unser Server Ihre Angaben und speichert sie in unserer Anfragendatenbank, die Supabase auf Servern in Irland hostet. Nur angemeldete Mitglieder unseres Teams können sie lesen: Die öffentliche Website kann dort eine Anfrage hinzufügen, aber keine auslesen.

Wir lesen Anfragen im Admin-Panel unseres Teams, das sie aus dieser Datenbank abruft; Ihre Angaben werden uns nicht per E-Mail zugesandt. Wir antworten Ihnen per E-Mail aus unserem Postfach hello@cognivise.co.uk (gehostet von Google Workspace). Ist die Datenbank nicht erreichbar, teilt Ihnen das Formular mit, dass Ihre Nachricht nicht gesendet wurde, und es wird nichts gespeichert.

Damit ein einzelner Besucher das Formular nicht überflutet, zählt unser Server die Übermittlungen pro IP-Adresse. Der Zählerstand wird nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten, nie in eine Datenbank oder ein Log geschrieben und innerhalb von 24 Stunden verworfen.

CogniBot ist das Fragefeld auf dieser Website. Ihre Frage geht von Ihrem Browser an unseren Server, und unser Server sendet sie an OpenAI, um die Antwort zu erzeugen. Ihr Browser kontaktiert OpenAI nie.

Wir senden an OpenAI nur den Text Ihrer Frage, die vorherigen Fragen und Antworten desselben Gesprächs und unsere eigenen Anweisungen. Wir senden keinen Namen, keine E-Mail-Adresse, keine IP-Adresse und keine auf Sie bezogene Kennung. OpenAI verarbeitet die Anfrage als unser Auftragsverarbeiter. Die Anfrage erfolgt mit deaktivierter Speicherung, sodass OpenAI die Antwort nicht für einen späteren Abruf aufbewahrt; nach seinen Standardbedingungen kann OpenAI Anfragen und Antworten jedoch bis zu 30 Tage lang aufbewahren, um Missbrauch zu erkennen und zu verhindern, oder länger, wenn das Gesetz dies verlangt. OpenAI verwendet diese Daten nicht zum Training seiner Modelle.

Bei uns wird nichts gespeichert. Damit eine Folgefrage Sinn ergibt, werden die vorherigen Fragen und Antworten mit jeder neuen Frage mitgeschickt: Unser Server gibt das Gespräch mit einer Signatur an Ihren Browser zurück, damit es nicht verändert werden kann, und Ihr Browser hält es im Speicher der Seite und sendet es mit Ihrer nächsten Frage zurück. Es wird nie in eine Datenbank oder Datei geschrieben, es ist verschwunden, sobald Sie die Seite neu laden, schließen oder neu beginnen, und unser Server nimmt es eine Stunde nach Ihrer letzten Nachricht nicht mehr an. Den Text Ihrer Fragen protokollieren wir nicht; unsere Logs halten nur fest, dass eine Sicherheitsprüfung ausgelöst wurde oder dass eine Anfrage fehlgeschlagen ist.

Wie beim Formular zählt unser Server die Fragen pro IP-Adresse im Arbeitsspeicher, um Missbrauch zu begrenzen, und verwirft diese Zählung innerhalb einer Stunde.

Bitte geben Sie in CogniBot keine vertraulichen Informationen und keine personenbezogenen Daten anderer Personen ein. CogniBot ist dafür da, Fragen zu unserer Arbeit zu beantworten; für alles, worauf es ankommt, ist das Kontaktformular der richtige Ort.

Wir verwenden keine Cookies, keine Analysetools, keine Werbepixel, keine Sitzungsaufzeichnung und keine Social-Media-Plug-ins. Wir kaufen oder verkaufen keine personenbezogenen Daten, erstellen keine Profile und tragen Sie nicht in eine Mailingliste ein, um die Sie nicht gebeten haben.

Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. CogniBot beantwortet Fragen, trifft aber keine Entscheidungen über Sie.

Wir setzen eine kleine Zahl von Dienstleistern ein. Jeder handelt nach unseren Weisungen auf Grundlage eines schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrags und setzt eigene Unterauftragsverarbeiter zu gleichwertigen Bedingungen ein.

Vercel Inc. (USA)

Hostet diese Website. Die Seiten werden vom nächstgelegenen Vercel-Standort ausgeliefert; das Kontaktformular und CogniBot laufen auf Vercel-Servern in Washington, D.C., USA. Vercel bewahrt kurzzeitig Anfrage-Logs (IP-Adresse, Browserangaben, aufgerufene Seite und Uhrzeit) für Sicherheit und Fehlerbehebung auf und verarbeitet einen Teil dieser Daten zudem als Verantwortlicher, um seine Plattform zu betreiben und zu schützen, nach Maßgabe seiner eigenen Datenschutzhinweise.

Cloudflare, Inc. (USA)

Führt die Turnstile-Prüfung im Kontaktformular durch, wie oben beschrieben.

Supabase, Inc. (USA)

Hostet die Datenbank, in der die Einsendungen über das Kontaktformular gespeichert werden, auf Servern in Irland, wie oben beschrieben.

Google Cloud EMEA Limited (Irland)

Stellt Google Workspace bereit, über das unsere E-Mails gehostet werden. Google LLC in den USA und weitere Google-Gesellschaften sind als dessen Unterauftragsverarbeiter tätig.

OpenAI OpCo, LLC (USA)

Erzeugt die Antworten von CogniBot, wie oben beschrieben.

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter an unsere professionellen Berater (etwa Steuerberater und Rechtsanwälte), soweit erforderlich, an einen Kunden, wenn Sie zugestimmt haben, dass wir Sie für eine Stelle vorschlagen, an jeden, der unser Unternehmen erwirbt, oder wenn das Gesetz es verlangt. Für das Marketing Dritter geben wir sie niemals weiter.

Mehrere der oben genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder setzen dort Unterauftragsverarbeiter ein, sodass Ihre Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs verarbeitet werden können. Ist ein Empfänger in den USA nach der britischen Erweiterung des EU-US Data Privacy Framework (UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework) zertifiziert, stützt sich die Übermittlung auf die britische Angemessenheitsverordnung für die USA. Andernfalls – und ergänzend als Absicherung – stützt sie sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zusammen mit dem International Data Transfer Addendum des ICO (Information Commissioner’s Office, die britische Datenschutzaufsichtsbehörde), die Bestandteil der Auftragsverarbeitungsbedingungen jedes Dienstleisters sind. Bei OpenAI stützen sich die Übermittlungen auf diese Klauseln.

Weitere Informationen zu diesen Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter hello@cognivise.co.uk.

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie wir sie für den Zweck benötigen, zu dem wir sie erhoben haben:

Anfragen

Anfragen, aus denen keine Zusammenarbeit entsteht, einschließlich Jobanfragen, die nicht weiterverfolgt werden, werden 12 Monate nach unserem letzten Kontakt gelöscht; unsere Anfragendatenbank erledigt das automatisch. Nachrichten, die wir als Spam markieren, werden 30 Tage nach der Markierung gelöscht. Eine Anfrage, aus der eine Zusammenarbeit entsteht, wird Teil der unten beschriebenen Kunden- und Kandidatenunterlagen.

Kunden und Kandidaten

Korrespondenz und Unterlagen zu unserer Arbeit oder zu Personen, die wir vermitteln, werden für die Dauer der Beziehung und danach bis zu sechs Jahre lang aufbewahrt, um buchhalterische und steuerliche Vorschriften einzuhalten und etwaige Rechtsansprüche bearbeiten zu können.

CogniBot

Wird nicht auf unserem Server gespeichert. Die Seite hält das Gespräch, bis Sie sie neu laden, schließen oder neu beginnen, und unser Server nimmt es eine Stunde nach Ihrer letzten Nachricht nicht mehr an. OpenAI kann es bis zu 30 Tage lang aufbewahren, wie oben beschrieben.

IP-Adresszähler

Nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten; verworfen innerhalb von 24 Stunden beim Kontaktformular und innerhalb einer Stunde bei CogniBot.

Hosting-Logs

Werden von Vercel für kurze Zeit, höchstens 30 Tage, aufbewahrt und dann gelöscht.

Die Website wird ausschließlich über HTTPS ausgeliefert. Formulareinsendungen werden in einer Datenbank gespeichert, in die die öffentliche Website schreiben, aus der sie aber nicht lesen kann: Nur angemeldete Mitglieder unseres Teams können sie einsehen, und die Datenbank prüft das bei jeder Anfrage. Auch unser E-Mail-Konto ist durch Zugriffskontrollen geschützt, und der Zugang zu beiden ist auf die Personen beschränkt, die ihn benötigen. Wir wählen Dienstleister mit hohem Sicherheitsniveau und verpflichten sie vertraglich zum Schutz Ihrer Daten.

Nach britischem Datenschutzrecht haben Sie folgende Rechte:

Recht auf Auskunft

Sie können eine Kopie der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben.

Recht auf Berichtigung

Sie können verlangen, dass wir unrichtige oder unvollständige Angaben berichtigen.

Recht auf Löschung

Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können verlangen, dass wir die Verwendung Ihrer Daten einschränken, solange eine Beanstandung geklärt wird.

Widerspruchsrecht

Sie können der Verwendung widersprechen, soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen. Wir stellen sie dann ein, es sei denn, wir haben zwingende Gründe, sie fortzusetzen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Soweit wir Daten verarbeiten, die Sie uns für einen Vertrag bereitgestellt haben, können Sie diese in einem maschinenlesbaren Format verlangen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an hello@cognivise.co.uk. Das ist kostenlos; wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, und wir antworten innerhalb eines Monats oder teilen Ihnen innerhalb dieses Monats mit, wenn eine komplexe Anfrage mehr Zeit erfordert.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten nicht zufrieden sind, teilen Sie uns dies bitte zuerst unter derselben Adresse mit; wir gehen der Sache nach und antworten Ihnen. Sie haben außerdem das Recht, sich beim Information Commissioner’s Office (ICO), der britischen Datenschutzaufsichtsbehörde, zu beschweren: unter ico.org.uk oder telefonisch unter 0303 123 1113.

Diese Website und unsere Leistungen richten sich an Unternehmen und Erwachsene. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie annehmen, dass ein Kind uns seine Daten gesendet hat, teilen Sie uns das mit, und wir löschen sie.

Wenn sich diese Datenschutzerklärung ändert, erscheint die neue Fassung auf dieser Seite, oben mit einem neuen Datum. Betrifft eine Änderung die Art, wie wir personenbezogene Daten verwenden, die Sie uns bereits übermittelt haben, informieren wir Sie direkt, soweit uns das möglich ist.