Bundesfinanzministerium veröffentlicht Hinweise zur E-Rechnung vor dem 1. Januar 2027

Was das Bundesfinanzministerium klargestellt hat

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzende Hinweise zu seiner E-Rechnungsreform veröffentlicht, wie VATupdate am 12. November 2026 berichtete. Der gesetzliche Zeitplan bleibt, wie er war. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht, für erfasste inländische Umsätze zwischen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen zu versenden, in der Regel für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr 800.000 € überstieg. Die übrigen erfassten Unternehmen folgen in der Regel ein Jahr später, am 1. Januar 2028. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt bereits seit 2025.

Das Schreiben befasst sich vor allem mit dem Rechnungsinhalt. Pflichtangaben zur Umsatzsteuer müssen in den strukturierten Daten stehen und die Leistung so genau beschreiben, dass sich ihre umsatzsteuerliche Behandlung bestimmen lässt. Anhänge wie Stundennachweise können Details ergänzen, aber keine Pflichtfelder ersetzen. Ein vollständiges PDF neben einer unvollständigen XML-Datei reicht also nicht aus. Eine Warnung aus einer technischen Validierungsregel bedeutet für sich genommen nicht, dass eine Rechnung ungültig wird; Fehler bei umsatzsteuerlichen Pflichtangaben haben rechtlich aber weiterhin Gewicht. Die Hinweise behandeln außerdem Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Korrekturen, die Prüfung des Kundenstatus bei Massengeschäften sowie gezielte Übergangserleichterungen.

Welche Unternehmen handeln müssen

Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze in Deutschland. Wenn Ihr Unternehmen oder eine Tochtergesellschaft deutschen Geschäftskunden innerhalb Deutschlands Rechnungen stellt und im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss Ihr Rechnungssystem ab dem 1. Januar 2027 in der Regel konforme strukturierte Rechnungen erzeugen. Kleinere erfasste Unternehmen haben bis 2028 Zeit, vorbehaltlich Ausnahmen und Übergangsregeln.

Das Risiko besteht in beide Richtungen. Mängel bei umsatzsteuerlichen Pflichtangaben können die Gültigkeit der Rechnung oder den Vorsteuerabzug gefährden. Ihre Kunden haben also Grund, zu prüfen, was Sie ihnen schicken. Bei eingehenden Rechnungen muss Ihre Kreditorenbuchhaltung eine harmlose Warnung von einem Fehler unterscheiden können, der Sie den Vorsteuerabzug kosten könnte.

Ein Unternehmen ohne inländische B2B-Umsätze in Deutschland ist von dieser Stufe nicht betroffen. Die Quelle sagt nicht, wie die Regeln nicht in Deutschland ansässige Unternehmen behandeln, die in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind.

Was Sie vor dem 1. Januar 2027 prüfen sollten

Aus den Hinweisen ergibt sich eine Reihe praktischer Prüfungen:

• Bestätigen Sie für jede Gesellschaft, die in Deutschland Rechnungen stellt, ab wann sie E-Rechnungen ausstellen muss.
• Lassen Sie Ihr Finanzteam die deutschen Pflichtangaben für Rechnungen den Business Terms der EN 16931 zuordnen.
• Testen Sie XRechnung- und zulässige ZUGFeRD-Dateien an realistischen Fällen: Vorauszahlungen und die darauf folgende Schlussrechnung, Reverse-Charge- und steuerfreie Umsätze innerhalb Deutschlands, Gutschriften, Bauleistungen und Rechnungen mit Belegen als Anhang.
• Testen Sie die Abläufe für Korrekturen und bewahren Sie die ursprüngliche strukturierte Datei sowie alle Korrekturen in einem konformen Archiv auf.
• Richten Sie die Validierung eingehender Rechnungen so ein, dass Warnungen die Verarbeitung nicht blockieren, wesentliche rechtliche Mängel aber zur Korrektur zurückgehen.

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